Hromadné maily a jejich třídění

Hromadné maily a jejich třídění

Mnozí uživatelé používají vlastní systém práce s doručenou poštou. Někomu vyhovuje třídit si poštu do podsložek, případně používat automatické filtry, které pomohou doručenou poštu do složek zařadit. Většina uživatelů používá označování přečtené a nepřečtené pošty a možná ani neví, že lze chování tohoto zvýraznění přizpůsobovat.

 

Označování

Hromadné maily a jejich třídění

Rád bych se zmínil o dalším a celkem často používaném způsobu práce s emaily a tím je jejich označování.
Poštovní klienti tuto funkci nazývají různě, nejčastěji štítky, vlajky a kategorie.
Logika je celkem jednoduchá a vychází z pracovních postupů a zvyklostí. Například pro každou fázi nebo stav práce použijete jinak barevný štítek.

  • Zelený – četl jsem a vyřešeno.
  • Červený – musím na mail reagovat a až to udělám, označím zeleně.

Pracovní týmy (firemní emaily)

Zajímavou skupinou uživatelů emailů jsou pracovní týmy, které používají sdílené, společné emaily. Myslím emaily jako obchod@ info@ firma@firma objednávky@firma. Právě takové maily spolu s telefonním číslem bývají často jediná firemní kontaktní informace na stránkách. U takto důležitých poštovních schránek je potřeba s jistotou zajistit, že o email bude správně postaráno a dojde k jeho vyřízení podle pravidel. A právě tato možnost je jedna z důležitých vlastností společných mailů.

I zde lze použít označování mailů štítky. Například každá barva může označovat konkrétního zaměstnance, který s emailem pracuje. Nadřízený tak vidí, že byl přiřazen zodpovědné osobě. Samozřejmostí je, že tato logika označování mailů je funkční pro všechny uživatele, kteří mají právo pracovat s hromadným e-mailem.

 

Průběh mailů je pro celý tým transparentní a přehledný.

Díky možnosti rychlé konzultace s kolegy v týmu bývá mailová komunikace efektivní.

Zjednodušení náhrady člena týmu, který se rychle kvůli přehlednosti adaptuje a zároveň podle potřeby může být i doplněn.

Další nespornou výhodou je efektivní možnost balancování zátěže jednotlivých členů týmu. Nedochází tak k individuálnímu přetěžování.

Pokud bude odpovídat team, nemusíte se obávat ztráty zákazníka, fixovaného na konkrétního zaměstnance.

 

Uživatelé Group-Office mohou samozřejmě ve zmiňované logice štítky používat také a navíc ve verzi PRO lze zefektivnit email workflow využitím tiketů, úkolů a projektů.

Pro více informací k nastavení Group-Office nás neváhejte kontaktovat.

 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *